El ABC de la organización de eventos de ocio nocturno
Además del control de aforo automático, ¿qué otros elementos debemos tener en cuenta para los eventos de ocio nocturno?
En el post de hoy, Pablo Carrillo de Discocil nos explica qué factores debemos tener bajo control para organizar eventos de ocio nocturno:
La primera pregunta que todo promotor debería de plantearse es: ¿Qué podría salir mal?
Como reza el antiguo proverbio romano: «amat victoria curam» o, «la victoria favorece a los que se preparan” es necesario identificar qué imprevistos pueden surgir y preparar medidas concretas para cada uno de ellos. Todos los implicados deberán de conocer perfectamente los protocolos y contar con un plan B ante cualquier imprevisto.
Si bien las medidas dependerán de la tipología de tu evento, a continuación desglosaremos algunos de los factores y consideraciones vitales para la adecuada organización y gestión de un evento:
1. Definir el público objetivo para poder adaptar todos los elementos al mismo. Es decir, los mensajes que enviemos, canales de difusión, relaciones públicas que contrataremos, ubicación del evento etc.
2. Establecer objetivos cuantitativos de asistencia, de ventas, de repercusión mediática… En definitiva, de todo. Nuestro evento debe perseguir una meta para poder medir el éxito del mismo. Los objetivos deben de ser ambiciosos a la par que realistas. Lo que no se mide, no se puede mejorar.
3. Elegir una buena fecha, siguiendo criterios objetivos para asegurar la asistencia de los invitados. Esto es vital si queremos que nuestro evento esté más cerca del “sold out” que del “vinieron unas cuantas personas”.
4. Establecer un presupuesto, revisando los recursos con los que contamos, y en base a ello organizar los detalles. Antes de ello, es vital establecer las categorías a las que dedicaremos recursos, así como un orden de prioridades.
5. Escoger un lugar adecuado, teniendo en cuenta la cercanía del público, accesibilidad de la ubicación del evento o medios de transporte público disponibles. Debemos intentar que llegar al recinto del evento sea fácil y barato.
6. Solicitar los permisos y las licencias necesarias, así como investigar qué leyes debe cumplir el evento. Entre otras, debemos tener muy presentes las normativas acerca del control de aforo automático y la legislación acústica, que determina el nivel de decibelios permitidos.
7. Contar con un equipo de organización, al cual delegar determinadas funciones en profesionales de la organización de eventos para garantizar el éxito. Es muy recomendable realizar ensayos previos al evento para identificar posibles errores de producción.
Lo que no se mide, no se puede mejorar
Después del evento, es clave hacer un análisis de los resultados del evento para poder mejorar aspectos importantes. Reconocer los aciertos y errores cometidos es clave para optimizar la organización en próximas ocasiones.
Puede ser un buen detalle enviar un resumen de lo que fue el evento a todos los invitados. Además, (y siempre cumpliendo con el RGPD) es recomendable dirigir acciones específicas de marketing digital a los asistentes para informarles sobre próximos eventos.
Discocil es un software de gestión para organizadores de eventos de ocio nocturno, que permite:
– Controlar en tiempo real las ventas, las reservas y el acceso al recinto
– Medir el rendimiento de los relaciones públicas
– Identifica las preferencias de consumo de los asistentes
– Fidelizar al cliente final, a partir de una base de datos propia y herramientas de marketing