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A menudo la tecnología nos desborda: se supone que nos tendría que hacer la vida más fácil, pero muchas veces nos la complica. Pasa cuando nos intentamos adaptar a ella en vez de intentarla adaptarla a nosotros, a nuestra forma de hacer las cosas. Es fácil dejarnos llevar por la imaginación pensando en todo lo que ésta nos puede brindar. Y es que ‘la necesidad de incorporar las nuevas tecnologías a las empresas’ se repite com un mantra, pero si esta idea no va acompañada de un análisis previo que permita entender con qué objetivos se tiene que hacer esto, el esfuerzo será inútil y se perderán mucho tiempo y dinero. A menudo, este enfoque se asocia con la creatividad y a la innovación, recompensando algo que, si no va acompañado de nada más, es simplemente un mal hábito. Definir previamente los objetivos que se pretenden conseguir con la incorporación de nueva tecnología es, pues, básico, pero nada trivial, ya que éstos deberán ser específicos para cada empresa.

 

Si eres una empresa proveedora de alguna tecnología innovadora, a menudo deberás ayudar a tus clientes en este proceso previo, que tiene a ver con el análisis de procesos, con tal de proporcionar un buen producto o servicio. Si evitas hacer esto, es probable que acabe pasando lo siguiente:

 

– Que se sobredimensione la tecnología (ya sea incorporando funcionalidades “extras” que nunca se utilizarán o bien involucrando a departamentos o a usuarios que no interactuarán con la herramienta) lo que hará que gran parte de la inversión haya resultado inútil;

 

– … que el proyecto quede a medias al ver la empresa cliente que los esfuerzos que está haciendo no tienen una finalidad clara y, por lo tanto, unos beneficios claros;

 

– … o bien que el proyecto se acabe pareciendo a un vía crucis con cambios constantes, sugerencias de última hora y calendarios interminables que seguro harán que el cliente y proveedor acaben hartos el uno del otro.

 

Como en tantos otros ámbitos, y tal y como apuntan los amantes del método Agile, aquí también se puede aplicar el principio de Pareto, puede que no literalmente, pero sí de forma aproximada: el 80% de los usuarios utilizan el 20% de las funcionalidades de una herramienta. Así pues, antes de cualquier implantación tecnológica, conviene saber muy bien qué necesita el cliente para ofrecer algo realmente útil. Si hablamos concretamente de tecnologías de la información, eso se traduce en el siguiente:

 

– Entender qué beneficios tiene que aportar la herramienta y, si hay más de uno, priorizarlos. Eso parece muy evidente, pero no siempre lo es, sobretodo cuando hay involucrados diferentes departamentos.

 

– Concretar las funcionalidades y los indicadores que resultarán más cruciales a corto plazo.

 

– Definir como conviene visualizar estos indicadores (almenos en el caso en el que el proveedor esté abierto a customizar la herramienta).

 

Y a la hora de la implantación, conviene que ésta se haga de forma escalonada, priorizando aquello crucial y con un feedback continuo del cliente (método Agile). A menudo pasa que las empresas se van animando. Eso no tiene nada de malo, sino todo lo contrario, cuando pasa de una forma gradual, pero si se descontrola, es decir, si se empiezan a implementar funcionalidades no prioritarias o inútiles, proveedor y cliente se encontrarán en cualquiera de los 3 callejones sin salida que describíamos más arriba.