FacebooktwitterlinkedinmailFacebooktwitterlinkedinmail

A més del control d’aforament automàtic, quins altres elements hem de tenir en compte per a esdeveniments d’oci nocturn?

En el post d’avui, Pablo Carrillo de Discocil ens explica quins factors hem de tenir en compte a l’hora d’organitzar esdeveniments d’oci nocturn:

La primera pregunta que tot promotor hauria de plantejar-se és: Què podria sortir malament?

Com diu l’antic proverbi romà: “amat victoria curam” o “la victòria afavoreix a qui es prepara”, és necessari identificar quins imprevistos poden sorgir i preparar mesures concretes per a cada una d’aquestes. Tots els implicats haurien de conèixer perfectament els protocols i comptar amb un pla B davant de qualsevol imprevist.

Si bé les mesures dependran de la tipologia del teu esdeveniment, a continuació desglossarem alguns dels factors i consideracions vitals per a l’adequada organització i gestió d’un esdeveniment:

1. Definir el públic objectiu per a poder adaptar-hi tots els elements. És a dir, els missatges que enviarem, canals de difusió, relacions públiques que contractarem i ubicació de l’esdeveniment.

2. Establir objectius quantitatius d’assistència, de vendes, de repercussió mediàtica… En definitiva, de tot. L’esdeveniment ha de perseguir una meta per a poder mesurar el seu èxit. Els nostres objectius han de ser ambiciosos i realistes a la vegada.

3. Escollir una bona data, seguint criteris objectius per assegurar l’assistència dels convidats. És vital si volem que el nostre esdeveniment estigui més a prop del “sold out” que del “van venir algunes persones”.

4. Establir un pressupost, revisant els recursos amb què comptem i, d’acord amb aquests, organitzar els detalls. Abans de res, és vital establir les categories a què dedicarem recursos, així com un ordre de prioritats.

5. Escollir un lloc adequat, tenint en compte la proximitat del públic, accessibilitat de la ubicació de l’esdeveniment o mitjans de transport públic disponibles. Haurem d’intentar que arribar al recinte sigui fàcil i barat.

6. Sol·licitar els permisos i les llicències necessàries, així com investigar quines lleis ha de complir l’esdeveniment. Entre d’altres, hem de tenir molt presents les normatives sobre control d’aforament automàtic i la legislació acústica, que determina el nivell de decibels permesos.

7. Comptar amb un equip d’organització a qui poder delegar determinades funcions i garantir-ne l’èxit. És recomanable realitzar assajos previs a l’esdeveniment per a identificar possibles errors de producció.

El que no es mesura, no es pot millorar

Després de l’esdeveniment, és clau fer una anàlisi dels resultats de l’esdeveniment per a poder millorar aspectes importants. Reconèixer els encerts i els errors comesos és clau per a optimitzar l’organització en les pròximes ocasions.

Pot ser una bona idea enviar un resum de l’esdeveniment a tots els convidats. A més (i sempre complint amb el RGPD) és recomanable dirigir accions específiques de marketing digital als assistents per a informar-los sobre propers esdeveniments.

Discocil és un software de gestió per a organitzadors d’esdeveniments d’oci nocturn que permet:

– Controlar a temps real les vendes, les reserves i l’accés al recinte

– Mesurar el rendiment de les relacions públiques

– Identificar les preferències de consum dels assistents

– Fidelitzar el client final a partir d’una base de dades pròpia i eines de marketing